Comment Gérer Efficacement vos Comptes en Souffrance et Obtenir votre Paiement le plus Rapidement Possible!

Vous avez déjà livré un bien ou exécuté un service pour votre client. Pourtant, il n’a effectué aucun paiement sur réception de votre facture, ni même après qu’un certain laps de temps se soit écoulé. Vous commencez donc à vous poser des questions :

 

• Est-ce que le client a bien reçu la facture?

• Est-ce que le client est insatisfait du bien ou des services rendus?

• Le client a-t-il l’intention de payer?

• Le client vit-il présentement des difficultés financières?

 

Cette situation est particulièrement frustrante parce que vous avez déjà exécuté votre part du contrat. Vous n’avez aucunement envie de dépenser des ressources, de l’énergie et du temps pour récupérer les sommes qui vous sont dues. Or, à moins d’abandonner votre créance, il faudra débuter un processus de recouvrement. Gardez en tête que ce processus se règle souvent dès les premières étapes, soit la lettre de rappel ou la lettre de mise en demeure.

 

Alors comment faire pour obtenir votre paiement le plus rapidement possible? Le présent article vous expliquera chacune des étapes à entreprendre pour gérer vos comptes en souffrance. L’objectif est de régler la situation rapidement, mais il est important de connaître toutes les étapes qui pourraient être requises si votre client ne réagit pas. Ceci vous permettra d'investir vos efforts dans les étapes les plus importantes.

 

Vous avez déjà tenté à de nombreuses reprises de faire acquitter la facture, sans succès? Envoyez une lettre de mise en demeure par avocat, aucun déplacement nécessaire!

 

Nous vous suggérons de lire l’article en entier, mais vous pouvez utiliser les liens ci-dessous pour naviguer vers l’étape qui vous intéresse : 1) À partir de quel moment un compte est-il considéré "en souffrance"?   A. Quand une créance devient-elle exigible?   B. L’effet du délai de paiement indiqué sur la facture 2) Comment réagir lorsque vous constatez que vous avez un compte en souffrance?   A. Envoyer une lettre de rappel et un état de compte   B. Envoyer une lettre de mise en demeure   C. Déposer une demande en justice 3) Ai-je besoin d'un avocat pour gérer mes comptes en souffrance?

1) À partir de quel moment un compte est-il considéré « en souffrance »?

Un compte est considéré « en souffrance » dès que le montant dû par votre client n’est pas acquitté dans le délai prévu. Il va de soi qu’il ne faut pas trop s’inquiéter si vous réalisez que la facture est passée due de quelques jours. Or, il faudra commencer à réagir lorsque vous constatez que le paiement est exigible depuis plusieurs semaines et que votre client ne donne pas signe de vie. Ce délai variera évidemment selon votre industrie.

A) Quand une créance devient-elle exigible?

La créance devient exigible et le compte est « en souffrance » dès que le délai de grâce prévu pour le paiement est expiré. Contrairement à une croyance populaire, il n’y a pas d’article de loi au Québec qui stipule qu’un montant facturé n’est exigible qu’après l’écoulement d’un délai de 30 jours. À titre d’exemple, à moins d’indication contraire dans un contrat, le paiement d’un bien est exigible à la livraison-même et non pas un mois après.

 

Pour éviter tout malentendu et pour prouver que la créance est exigible, il est préférable de prévoir le délai de paiement par écrit:

 

• Dans le contrat d’ouverture de compte, dans lequel vous accordez explicitement (ou non) un délai de paiement à vos clients, ainsi que les conditions dans lesquelles vous l’accordez (exemple: un délai d’une semaine sera donné au client pour tout achat supérieur à 500$);

 

• Dans tout autre type de contrat, pourvu qu’il mentionne clairement les droits et obligations de chaque partie. Dans le cas d’une soumission pour des travaux de rénovation, par exemple, le délai de règlement de la facture ou un échéancier de paiements devrait y être précisé.

B) Le délai de paiement inscrit directement sur la facture

Dans le cadre de vos activités, vous émettez probablement des factures qui comprennent un délai de paiement qui est inscrit directement sur la facture. Par exemple : "Paiement exigible dans les 30 jours de la date de la facture". Vous y prévoyez peut-être aussi des intérêts en cas de retard de paiement.

 

Bien que cette inscription ait plus de valeur qu’un simple accord verbal (difficile à prouver), notez bien que les mentions sur une facture n’ont pas reçu d’acceptation expresse de la part de votre client. Dans certaines situations, il pourrait réfuter le délai indiqué en invoquant les termes d’un contrat écrit ou les délais habituels de paiement que vous lui accordez.

2) Comment réagir lorsque vous constatez que vous avez un compte en souffrance?

Dans la procédure de recouvrement de créance, vous voulez éviter à tout prix éviter qu’un simple malentendu mine définitivement votre relation avec un client. En ce sens, il est important que l’intensité de vos démarches soit progressive. Par exemple, n’envoyez pas une lettre de mise en demeure pour un retard de paiement d’une semaine : commencez par des lettres de rappel.

A) Envoyer une lettre de rappel et un état de compte

Commencez par envoyer une lettre rappelant à votre client qu’il vous doit toujours un montant quelconque aux termes d’une facture. Au début, donnez toujours le bénéfice du doute à votre client : il a peut-être simplement oublié d’effectuer le paiement ou le chèque s’est peut-être perdu chez Postes Canada. Si vous avez plusieurs factures impayées, envoyez un état de compte qui regroupe toutes les sommes dues.

 

• Pourquoi une lettre?

 

Parce que l’écrit demeure traçable et fait souvent plus officiel qu’un appel téléphonique. Vous pourrez donc montrer que vous avez tenté différentes démarches avant de vous être tourné vers un recours judiciaire. Ceci prouve votre bonne foi. Ceci étant dit, ne sous-estimez pas la force d’une conversation téléphonique avec votre client : si les lettres de rappel ne fonctionnent pas, vous devriez tenter le coup.

 

• Quels éléments doivent figurer dans la lettre?

 

La lettre de rappel doit mentionner la facture concernée (son numéro) ainsi que le montant du paiement exigible. Par ailleurs, mentionnez depuis quelle date le paiement était exigible et précisez le délai écoulé depuis. Nous vous suggérons d’y ajouter toutes les formules de politesse qui s’imposent pour dissiper tout malentendu dès le départ. Vous gagnez toujours à demeurer le plus courtois possible avec vos clients, même ceux qui semblent ne pas vouloir vous payer.

 

• Exemple de lettre de rappel (simple)

Madame, Monsieur,

À moins qu’il n’y ait eu une erreur de notre part, nous tenons à vous rappeler que la facture n° XXX, d’un montant de XXX est échue depuis XXX.

Nous vous demandons par la présente de bien vouloir procéder au règlement de la facture dans les meilleurs délais possible.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos cordiales salutations.

 

• Combien de fois doit-on envoyer une lettre de rappel?

 

Autant que possible, il est préférable de régler à l'amiable un litige concernant un compte en souffrance. Si vos finances vous le permettent, envoyez jusqu’à 2 ou 3 lettres de rappel, espacé d’un délai raisonnable entre elles (15 jours à un mois) avant de monter d’un cran dans les démarches de recouvrement.

B) Envoyer une lettre de mise en demeure pour le compte en souffrance

Lorsque la démarche d’envoi de lettre de rappel est infructueuse, vous pouvez passer à la mise en demeure. Une lettre de mise en demeure est un document plus formel qui avise votre client que des procédures judiciaires pourraient être entamées s’il n’acquitte pas le compte.

 

La mise en demeure peut être préparée par vous-même ou, pour être plus efficace, par un avocat. Le ton adopté est plus sérieux et cette lettre engendre des conséquences juridiques, contrairement à la simple lettre de rappel.

 

Notez bien qu’une mise en demeure contient habituellement une menace explicite de poursuite judiciaire et qu’elle risque donc d'enclencher une situation conflictuelle. Si le client travaille avec vous depuis une certaine durée ou s’il s’agit tout simplement d’un client important, réfléchissez-y bien avant d’envoyer une mise en demeure.

 

La lettre de mise en demeure présente toutefois 3 avantages importants:

 

• Elle démontre que vous prenez la situation au sérieux et que vous n’accepterez pas de laisser tomber votre créance;

 

• Elle ouvre souvent la voie à des négociations claires et explicites : votre débiteur vous demandera un délai pour le paiement, effectuera peut-être un premier versement ou du moins, vous fournira les explications quant aux causes de son retard;

 

• La lettre de mise en demeure vous permettra de déposer une demande en justice si elle est ignorée ou réfutée par le client. Il s’agit en outre du point de départ des calculs des intérêts au taux légal advenant un jugement.

 

Pour vous simplifier la vie et augmenter vos chances de recouvrement, confiez-nous la rédaction de votre mise en demeure!

C) Déposer une demande en justice contre votre client

Le tribunal est votre dernier recours. Vous avez deux options:

 

• Soit porter l’affaire devant la Cour des Petites Créances

• Soit porter l’affaire devant la Cour du Québec ou la Cour supérieure.

 

Option 1 : Demande en justice devant la Cour des Petites Créances

La Cour des Petites Créances est ouverte pour le recouvrement d’une créance inférieure à quinze mille dollars (15 000 $) et uniquement si votre entreprise compte moins de 10 employés. Pour plus de détails sur les conditions d’admissibilité à la Cour des Petites Créances, nous vous référons à notre article complet sur le sujet.

 

Si vous êtes admissible à la Cour des Petites Créances, il s’agit du meilleur moyen judiciaire pour régler le compte en souffrance. D’abord, les dossiers sont traités plus rapidement que devant les autres tribunaux et les procédures sont simplifiées. De plus, les frais de justice sont moins élevés, sans compter que les avocats ne sont pas permis le jour du procès. Ceci représente une économie de plusieurs milliers de dollars.

 

Bien sûr, vous pouvez tout de même recourir aux services d’un avocat pour la préparation de votre dossier et la rédaction de votre demande en justice.

 

Option 2 : Demande en justice devant les autres tribunaux

Pour les créances d’un montant supérieur à 15 000 $ ou pour les entreprises employant plus de 10 personnes, les dossiers de comptes en souffrance doivent être traités par la Cour du Québec ou la Cour supérieure.

 

Cette démarche est plus fastidieuse puisqu'elle suit les règles de procédure habituelles du système de justice. De ce fait, vous devrez habituellement faire appel aux services d’un avocat et prendre à votre charge ses honoraires. N’oubliez pas qu’au Québec, les honoraires d’avocat ne sont pas remboursés par la partie adverse même si vous gagnez (à part quelques exceptions très rares).

3) Ai-je besoin d'un avocat pour récupérer mes comptes en souffrance?

Au stade de la lettre de rappel, la gestion des comptes en souffrance ne requiert pas l’intervention d’un avocat. Cependant, l’impliquer dès le stade de mise en demeure donne beaucoup plus de poids à votre requête en paiement.

 

Vous aurez ainsi plus de chances d’obtenir le paiement sans qu’une demande en justice ne devienne nécessaire. En effet, la présence même de l’avocat démontre votre sérieux : vos débiteurs ne veulent probablement pas devoir se présenter devant un juge. Surtout lorsque nous parlons de services ou de biens impayés, il existe peu de moyens de défense à la disposition de vos mauvais payeurs.

 

Vous voulez nous confier le recouvrement de votre créance? Consultez nos forfaits à prix fixe ou communiquez avec nous!

 

 Avis : Les informations contenues sur le présent site web sont d’ordre général et ne devraient pas être interprétées comme des conseils juridiques. Nous ne pouvons garantir l’exactitude des informations mises à votre disposition et nous vous invitons à communiquer avec un avocat pour obtenir des conseils sur votre situation particulière.