Lettre de Relance pour Factures Impayées : Modèle et Exemple
Vous avez envoyé une facture à un client il y a 30 jours. Silence radio : aucun paiement ni communication de sa part. Pas de panique! Dans la majorité des situations, il s’agit tout simplement d’un oubli qui pourra être réglé par un rappel. La première étape sera donc la préparation et l’envoi d’une lettre de relance pour la facture impayée.
Vous trouverez ci-après des conseils sur la préparation d’une lettre de rappel, ainsi qu’un exemple de lettre de relance. Si nécessaire, vous pourrez ensuite passer à des mesures plus sérieuses, par exemple la transmission d’une lettre de mise en demeure ou le dépôt d'une demande en justice.
Vous savez déjà que votre client ne voudra pas payer? Envoyez immédiatement une lettre de mise en demeure par avocat pour un prix fixe, aucun déplacement requis!
1) Qu'est-ce qu'une lettre de relance?
Une lettre de relance est une correspondance polie qui vient rappeler au client qu’une de vos factures n’a pas encore été payée. Par la même occasion, vous lui transmettez une copie de la facture. Il ne s’agit surtout pas d’une lettre d’accusations ou d’une mise en demeure.
Au stade de la première lettre de relance, présumez que votre client est de bonne foi. Par exemple, le chèque aurait pu être perdu par le bureau de poste ou même avoir mal été traité par vos employés à la comptabilité. Accordez toujours le bénéfice du doute à votre client. Vous trouverez ci-après un modèle gratuit de lettre de relance. Celle-ci constitue un exemple qui pourra être adapté à votre situation particulière.
2) Modèle de lettre de relance
Le (Jour/Mois/Année)
(Nom du client)
(Adresse du client)
Objet : Facture # (numéro de facture) – Rappel
-
(Monsieur/Madame) (Nom du client),
Sauf erreur de notre part, nous constatons que la facture # (numéro de facture) datée du (Jour/Mois/Année) au montant de (montant payable) $ demeure impayée en date d’aujourd’hui. Il s’agissait d’une facture en lien avec (explication des biens vendus ou des services effectués). Vous trouverez une copie de cette dernière en pièce jointe.
Nous vous serions reconnaissants de procéder au paiement dans les meilleurs délais en nous transmettant un chèque adressé à (nom de votre entreprise) au montant de (montant de la facture) à l’adresse suivante : (adresse pour la réception du paiement).
Bien sûr, veuillez ignorer la présente lettre si le paiement a déjà été effectué au moment de la réception de celle-ci. Notez que pouvez joindre le responsable du dossier directement au (numéro de téléphone du responsable) pour toute question.
Nous vous remercions pour votre coopération et nous vous prions d’agréer, (Madame/Monsieur), nos salutations distinguées.
(Signature)
(Prénom et Nom)
(Nom de votre entreprise)
(Coordonnées de votre entreprise)
3) Pourquoi préparer une lettre de relance pour une facture impayée?
Plus vous attendez de temps avant de relancer votre client, moins ce dernier aura envie de vous payer. Il est toujours moins agréable de payer pour un service (ou un bien) dont les bénéfices ont déjà été retirés. Il est donc important de demeurer diligent afin de rappeler en temps opportun à vos clients que la facture est toujours payable. Si vous aggisez rapidement, vous réduisez les chances que vos clients deviennent des mauvais payeurs.
Combien de temps faut-il attendre avant d’envoyer une lettre de rappel en lien avec une facture impayée? Il n’y a pas de réponse unique qui convienne à toutes les situations. S’il s’agit d’une petite facture de 100,00$ pour la livraison de matériaux de rénovation, vous n’avez pas à attendre bien longtemps. Le délai standard de paiement prévu sur vos factures sera suffisant.
À titre illustratif, il est commun de laisser un délai de 30 jours pour effectuer le paiement à partir de la réception de la facture. Par contre, si votre client a une facture de 500 000,00 $ à acquitter, il se pourrait que le retard s’explique par la taille des sommes qui doivent être amassées. Si vous avez confiance en la stabilité financière de votre client, il vaut mieux lui laisser un plus long délai de grâce afin d’assurer la pérennité de vos relations commerciales. Consultez notre article sur la gestion des comptes en souffrance pour plus d'informations.
4) Que faire si la relance ne fonctionne pas?
Vous avez envoyé plus d’une lettre de relance sans succès? Votre client vous a même dit qu’il refusait de payer la facture? Il est temps de passer à la lettre de mise en demeure. La mise en demeure est une lettre formelle réclamant le paiement de votre facture sous peine d’une poursuite en justice. Une mise en demeure rédigée et signée par un avocat est souvent l’élément déclencheur qui fera débloquer la situation.
Vous pouvez également consulter nos modèles gratuits de lettre de mise en demeure.
5) Que faire si la mise en demeure ne fonctionne pas?
Si une mise en demeure ne réussit pas à convaincre votre client d’acquitter la facture, votre dernier recours est une demande en justice. Selon le nombre d’employés dans votre entreprise, vous pourriez être admissible à la Cour des Petites Créances du Québec. Il s’agit d’un moyen simple et abordable qui vous permet de récupérer jusqu’à 15 000,00 $ d’un mauvais payeur. Pour plus d’information sur la demande à la Cour des Petites Créances, consultez notre guide détaillé sur le sujet.
Si la facture impayée est de plus de 15 000,00 $, vous n’aurez d’autre choix que de consulter un avocat pour qu’une demande en Cour soit déposée. Selon le montant réclamé, il s’agira de la Cour du Québec ou de la Cour supérieure. Nous vous conseillons de vérifier les différentes options de paiement offertes par votre avocat : taux horaire, taux à pourcentage ou taux forfaitaire à prix fixe. S’il s’agit d’un cas simple de facture impayée, les avocats acceptent souvent de vous représenter en échange d’un pourcentage du montant récupéré.
Vous avez des questions sur une facture impayée? Vos lettres de relance ne fonctionnent pas? Contactez-nous!
Avis : Les informations contenues sur le présent site web sont d’ordre général et ne devraient pas être interprétées comme des conseils juridiques. Nous ne pouvons garantir l’exactitude des informations mises à votre disposition et nous vous invitons à communiquer avec un avocat pour obtenir des conseils sur votre situation particulière.
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